Poliertes Stahlband nach der Reiniugung - so klar wie die neuen Prozesse bei Berndorf Band.
Foto: Berndorf Band Group

IT-Lösungen

CRM-Software sorgt für effiziente Weiterentwicklung

Berndorf Band modernisiert ihre Vertriebs- und Serviceprozesse mit der CRM-Software der Gedys Intraware und sorgt so für eine effiziente Weiterentwicklung.

Weil eine effiziente Weiterentwicklung mit dem alten CRM-System am Hauptstandort in Österreich nicht mehr möglich war und eine gruppenübergreifende Lösung angestrebt wurde, wandte sich Berndorf Band an die Gedys Intraware, um eine optimale und individuelle CRM-Lösung zu integrieren. Die Berndorf Band Group als international agierende Unternehmensgruppe und als Hersteller endloser Stahlbänder und stahlbandgestützter Prozessanlagen, ist auf moderne und effiziente Prozesse im gesamten Unternehmen angewiesen – auch bei der Verwaltung ihrer Kundendaten.

Erfolgreiche Weiterentwicklung durch neue CRM-Software

Für die Unternehmensgruppe steht nicht nur die Zufriedenheit ihrer Kunden an oberster Stelle, sondern auch die effiziente Organisation durch stetige Verbesserung und Weiterentwicklung technischer und organisatorischer Prozesse. Auch das „Winning Together“ zählt: die internationale Fertigung und Beschaffung, der gemeinsame Vertrieb und Service, die Zusammenarbeit in eng vernetzten Teams. Bei einem so hohen Anspruch an die Qualität ist Berndorf Band auf eine ebenso hochwertige Verwaltung aller Daten aus Vertrieb und Service sowie auf schnelle interne Prozesse angewiesen.

Stetes Ziel: Zeitgemäß und global arbeiten

Der bestehenden, hausintern programmierten CRM-Lösung fehlten viele Funktionen, die im CRM-Bereich heute als Standard gelten. Anpassungen wären nur noch mit viel Aufwand umzusetzen gewesen. So war eine moderne, umfassende Unterstützung der Berndorf Group durch die Unternehmens-IT nicht mehr gegeben. Zudem war die Einbindung der Tochterunternehmen und Partner in das bestehende System problematisch, was im Hinblick auf die langfristigen Unternehmensziele der Gruppe nicht mehr tragbar war.

Die Suche nach der passenden CRM-Lösung

Mithilfe einer Beratungsfirma suchte Berndorf Band daher nach einer neuen CRM-Lösung, die zeitgemäß, umfangreich anpassbar und weltweit einsetzbar sein sollte. Die Entscheidung fiel auf das kostengünstige CRM-System der Gedys Intraware. Ausschlaggebend bei der Entscheidung für das neue System war unter anderem die nutzerfreundliche Oberfläche. Viele Mitarbeiter bei Berndorf wurden bisher von der Arbeit mit dem bestehenden CRM abgeschreckt, weil das Programm sich nicht intuitiv bedienen ließ und weil eine E-Mail-Integration und Schnittstelle zu SAP fehlte, wobei SAP im Hause Berndorf schon seit Jahren das führende System war. „Die Gedys Intraware stellt für uns einen kompetenten und lösungsorientierten Partner dar. Von ihrer weitreichenden Erfahrung in der Projektabwicklung und dem Gespür für zukünftige Trends können wir nur profitieren.“, so Frau Hermann, Marketing Analyst und CRM-Projektleiterin bei der Berndorf Band Group.

Deutliche Zeitersparnis und bessere Kommunikation

Alle Vertriebsmitarbeiter profitieren jetzt von dem neuen CRM-System. Sind das erste Gespräch mit dem Kunden und die Bemusterung abgeschlossen, wird das Angebot direkt im CRM-System geschrieben. Standardvorlagen ersparen dabei viel Zeit. Dazu kommt, dass die Kommunikation zwischen dem Außen- und Innendienst dank des CRM-Systems einfacher und schneller geworden ist. Beispielsweise können die Vertriebsmitarbeiter dank des Web-Clients und der CRM-App nun jederzeit auch mobil auf alle kundenrelevanten Daten zugreifen. Direkt nach dem Kundengespräch können alle wichtigen Infos im CRM-System abgelegt werden, so dass der Innendienst diese Daten sofort weiterverarbeiten kann.

Über ein Dashboard haben die Vertriebsmitarbeiter bei Berndorf Band fortan die kompakte Übersicht zur aktuellen Kundensituation. Sie können sich so immer optimal auf das nächste Kundengespräch vorbereiten. Das Dashboard zeigt Ihnen, wie ein Armaturenbrett im Auto, auf einen Blick alle wichtigen Daten und zwar sowohl aus SAP als auch aus dem CRM-System.

  • Angezeigt werden zum Beispiel:
  • Kundenadressen,
  • Ansprechpartner,
  • offene Opportunities,
  • letzte Besuche, Servicetickets,
  • Maschinen,
  • Verträge

Automatisierte E-Mail-Ablage

Mit der neuen E-Mail-Integration werden alle relevanten Daten aus SAP und CRM zum Absender direkt im E-Mail-Fenster angezeigt. Ebenso lässt sich die E-Mail mit nur einem Klick einem bestimmten Kunden oder Projekt zuordnen. Genauso einfach kann ein neuer Firmenkontakt direkt aus der E-Mail angelegt werden. Die Angebote der BBG, die für den Vertrieb der Endlos-Stahlbänder zuständig ist, werden weiterhin über das SAP-System verschickt. Allerdings wird jetzt gleichzeitig die E-Mail in der CRM Software der Gedys Intraware zum Kunden abgelegt, so sind alle Daten zentral aufzufinden. Ein im Hintergrund tätiger Software-Agent ordnet das Angebot anhand der Auftragsnummer automatisch der Verkaufschance zu.

Aufwändige Angebote leicht gemacht

Die umfassenden Angebote zu den Maschinen der BBE werden jetzt direkt über das CRM-System geschrieben. Ein Angebotseditor unterstützt den Vertrieb dabei mit Artikeln und Kalkulationen. Die komplexen Angebote laufen dann durch einen Freigabeprozess. Je nach Angebotshöhe auch über mehrere Mitarbeiter. Danach erfolgt der Versand: Mit einem Klick im CRM-System wird aus dem Word-Dokument ein PDF, das direkt per E-Mail an den Empfänger versandt wird. Mit der entsprechenden Berechtigung haben die Mitarbeiter dann Zugriff auf alle Informationen und Vorgänge zum Angebot.

Der Service von Berndorf Band ist weltweit unterwegs, um die Zufriedenheit ihrer Kunden zu garantieren. Dazu gehört einiger Planungsaufwand. Über ein Dashboard sieht der Serviceplaner im neuen CRM-System alle Kundenanfragen und auch die bestehenden Termine der einzelnen Service-Mitarbeiter auf einen Blick. Per Drag & Drop überträgt er die Tickets in den Service-Kalender, in dem auch alle Abwesenheiten zum Beispiel durch Urlaub oder Krankheit – farblich markiert – eingetragen sind. Der ausgewählte Monteur wird dann per E-Mail über seinen neuen Auftrag informiert und kann die Informationen zum Kunden im Ticket einsehen beziehungsweise darüber auf sie zugreifen. Der Planungsstatus der Anfrage wird zudem automatisch verändert.

Zeiterfassung mobil und einfach

Anhand des vorangeschrittenen Planungsstatus des Service-Tickets, legt das System automatisch einen Tagesbericht für den zuständigen Monteur an – in der Regel wird ein Ticket pro Tag bearbeitet. Nachdem der Service-Mitarbeiter seinen Auftrag erledigt hat, nimmt er direkt vor Ort im Tagesbericht Fahrzeiten, Wartezeiten, Arbeitszeiten, Überstunden, Spesen und Maschineneinsatz auf. Mit Abschluss des Service-Auftrags hat der Planer alle Buchungen auf seinem elektronischen Schreibtisch und entscheidet über Kulanz und Berechnung je nach Vertragslage. Über den Workflow gehen diese Zahlen an das SAP-System, aus dem die Rechnungen geschrieben und versandt werden. Die E-Mail mit der Rechnung wird, wie auch die Angebote, automatisch im CRM-System abgelegt.

Mit Weitblick in die Zukunft

Langfristiges Ziel bei Berndorf Band ist, die gesamten Daten der Gruppe zentral dokumentiert und einsehbar zu verwalten. Das verspricht enorme Vorteile – zum einen im Hinblick auf die globalisierte Wirtschaft und zum anderen für die Angleichung der Prozesse in den verschiedenen Tochterunternehmen. Alle Daten werden durch die zentrale und gezielte Ablage leichter und schneller auffindbar, was sowohl die kollegiale Zusammenarbeit also auch die Kommunikation mit den Kunden unterstützt.

Die Nutzerakzeptanz ist mit dem modernen User Interface und der praktischen E-Mail-Integration deutlich gestiegen, was sich durch die höhere Anzahl an Einträgen zeigt. Daten sind leichter einzupflegen und zu verfolgen, es werden mehr Daten erfasst und die Einbindung der Business Intelligence verspricht zukünftig noch erkenntnisreichere Auswertungen. Endlosen Kundenbeziehungen steht damit nichts mehr im Wege. „Wir sind mit der Zusammenarbeit mit Gedys Intraware sehr zufrieden und freuen uns darauf, die weiteren Standorte in das neue System einzubinden“ so Sabine Hermann, Sales Analyst und CRM-Projektleiterin bei der Berndorf Band Group.

Mit freundlicher Unterstützung der Gedys Intraware GmbH.

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