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Die Automatisierung und Digitalisierung des Einkaufs hat die Chance, Ressourcen freizusetzen und so neue Kapazitäten zu schaffen.
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Die Automatisierung und Digitalisierung des Einkaufs hat die Chance, Ressourcen freizusetzen und so neue Kapazitäten zu schaffen.

Software

Automatisierung auch im operativen Einkauf vorantreiben

Funktionale E-Procurement-Lösungen setzen Ressourcen frei und sichern die Zukunftsfähigkeit von KMUs.

Die Ergebnisse eines automatisierten Einkaufs im Maschinen- und Anlagenbau zeigen eine durchweg positive Bilanz: Die Einkäufer haben mehr Zeit, um sich strategischen Aufgaben zu widmen, Prozesse lassen sich schneller und in besserer Qualität umsetzen, was letztlich Kosten optimiert, Geld einspart und Budget freisetzt. Generell gestaltet sich der Arbeitsalltag interessanter und der Einkauf als Arbeitsumfeld wird attraktiver. Doch in der Alltagsrealität vieler kleiner und mittelständischer Einkaufsabteilungen werden auch heute noch zu viele Aufgaben manuell erledigt – warum?

Herausforderungen im Maschinenbau

Die Arbeiten eines operativen Einkäufers sind vor allem im Maschinen- und Anlagenbau sehr spezifisch und komplex, bedingt durch Individualfertigung, Einkauf von Fremdleistungen oder auch Marktmacht der Großhändler, was wiederum mannigfaltige Informationen, Dokumentenarten, Dateitypen und Softwareprogramme beinhaltet, die im Dialog mit den Lieferanten notwendig sind. Die Grundvoraussetzung für eine Automatisierung ist deshalb eine nahtlose elektronische Anbindung möglichst vieler Lieferanten. Ziel sollte dabei immer ein medienbruchfreier Austausch bei allen Belegtypen und – idealerweise – sogar die Abbildung des kompletten Purchase-to-Pay-Prozesses sein. Denn nur, wenn Auftragsbestätigung (AB), Lieferschein und Rechnung mit einem System vollständig automatisiert verarbeitet werden, kommen die Vorteile zur Geltung. Eine weitere Herausforderung für die Maschinenbauindustrie stellt die elektronische Rechnung beziehungsweise digitale Rechnung dar. Seit November 2020 verpflichtet die Bundesregierung alle Lieferanten, Rechnungen nach bestimmten Formatvorgaben (XRechnung) bei den Bundesbehörden elektronisch einzureichen. Wer seine Rechnungsprozesse nicht entsprechend angepasst hat, läuft Gefahr, dass er nicht an Ausschreibungen teilnehmen kann. Im schlimmsten Falle sogar, dass Rechnungen abgelehnt werden.

Digitalisierung von Einkaufsprozessen

Für die Digitalisierung der Einkaufsprozesse stehen heute verschiedene Lösungen zur Auswahl wie EDI, OCR-Tools, Lieferantenportale oder WebEDI. EDI ist für viele kleinere Unternehmen zu komplex und teuer. Bei Portalen wird die Dateneingabe auf die Lieferanten verlagert, was auf Widerstände trifft. Das nur unidirektionale OCR hat eine Semi-Automatisierung erreicht; die Auslesegenauigkeit ist allerdings gering und händische Korrekturarbeit notwendig. Kein Wunder, dass die meisten Transaktionen im Mittelstand noch manuell vonstattengehen und bei allen Beteiligten Aufwand ohne Wertschöpfung verursachen. Der Einkauf benötigt also dringend Innovationen, was das Thema Künstliche Intelligenz (KI) als wichtigsten Baustein jeder zukunftsfähigen Lösung ins Spiel bringt. Im P2P-Prozess wäre es gerade jetzt notwendig, Prozesse zu verschlanken und das Verbesserungspotenzial auszuschöpfen. Wie viele produzierende Unternehmen hat auch diese Branche mit Lieferengpässen und Mangelwaren zu kämpfen. Der Fokus im Einkauf richtet sich momentan auf die Lösung dieser Herausforderungen, es bleibt keine Zeit dafür, sich um eine intelligente Lösung für interne Prozesse zu kümmern. All dies führt zu einer betriebswirtschaftlich kritischen Situation, denn eine E-Procurement-Lösung könnte nachhaltig zeitaufwendige, manuelle Tätigkeiten optimieren und Zeitreserven für andere Aufgaben freisetzen.

Aufholbedarf vor allem bei KMU

Der geschäftsübergreifende Teil des Einkaufsprozesses beinhaltet die meisten Tätigkeiten, die heute noch manuell erfolgen:

1.       Zunächst müssen z.B. eingehende Dokumente der Lieferanten, wie Auftragsbestätigungen, erfasst werden. Bei PDF-Dokumenten ist es erforderlich, die entsprechenden Werte zu extrahieren. Hier ist hohe Genauigkeit gefragt, um Auslesefehler zu vermeiden und die Daten zuverlässig an den nachfolgenden Prozess übergeben zu können.

2.       Dann geschieht die eigentliche Verarbeitung der extrahierten Daten. Hier werden die empfangenen Auftragsbestätigungsdaten mit den zugehörigen Bestellungen abgeglichen. Bei Abweichungen werden weitere Verarbeitungsschritte eingeleitet.

3.       Im letzten Schritt erfolgt die Übergabe der Daten in das Zielsystem. Meist handelt es sich dabei um ERP-Systeme, aber auch um E-Procurement-Plattformen oder SRM-Systeme.

Bei den ersten beiden Schritten bietet KI bereits heute große Automatisierungsvorteile, denn sie erfasst Dokumente nicht grafisch, sondern inhaltlich. Daher lassen sich Werte auch noch dann exakt auslesen, wenn sich beispielsweise die Formatierung eines Dokuments geändert hat. Ebenso kann KI diejenigen Inhalte identifizieren, die für die Prüfung notwendig sind. KI kann so z.B. auch Angaben wie Abmessungen, Ursprungsdeklarationen, Zeichnungsnummern usw. erfassen. Auch branchenspezifische Daten lassen sich durch KI problemlos verarbeiten, wie es beispielsweise im Maschinen- und Anlagenbau technische Zeichnungen, unterschiedliche Maßeinheiten und Materialkostenzuschläge erfordern.

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Gerade bei KMUs werden viele Aufgaben des operativen Einkaufs noch manuell erledigt. Vor allem branchenspezifische Daten wie technische Zeichnungen lassen sich oft nur schlecht digital einbinden.
Foto: Crossinx
Gerade bei KMUs werden viele Aufgaben des operativen Einkaufs noch manuell erledigt. Vor allem branchenspezifische Daten wie technische Zeichnungen lassen sich oft nur schlecht digital einbinden.

Anbindung der Lieferanten

Um eine hohe Automatisierungsquote zu erreichen, ist es unumgänglich, möglichst viele Lieferanten anzubinden. Damit das gelingt, ist es notwendig, dass der Lieferant

•         seine eigenen Abläufe/Tools nicht/kaum verändern muss,

•         von der Anbindung profitiert,

•         keine oder nur geringe Kosten hat,

•         die Anbindung schnell und einfach vonstattengehen kann.

Von den Lieferanten eingehende Dokumente wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen (AB) oder Lieferavisen verarbeiten zu können, ist eine zentrale Funktion einer professionellen Software. Diese Dokumente lassen sich mithilfe von KI mit hoher Genauigkeit zuverlässig und ohne manuelle Nachbearbeitung auslesen. Danach wandelt die Software die Informationen in strukturierte Datenformate um. Anschließend werden sie durch KI validiert, verglichen (z.B. eine AB mit einer Bestellung) und schließlich an die nachgelagerten Systeme des Kunden (z.B. ERP) übergeben. Eine manuelle Korrektur ist nicht mehr nötig.

Bausteine für tragfähige Lösungen

Der Trend von der traditionellen Beschaffung hin zum E-Procurement lässt sich bereits seit einigen Jahren beobachten, allerdings überwiegend bei großen Unternehmen mit hohem Bestellaufkommen. Kleinere und mittlere Betriebe richten ihren Fokus oftmals noch auf die Akquise neuer Anlagenprojekte statt auf das Potenzial, mit Digitalisierung im Einkauf Ressourcen freizusetzen. Maßgabe dabei sind die zügige Implementierung und ein Funktionsumfang, der sich auf das Wesentliche konzentriert, um schnelles Erlernen zu ermöglichen. Eine tragfähige Zukunftslösung beinhaltet dabei Bausteine wie

•         eine Schnittstelle zum Austausch mit den nachgelagerten Systemen (ERP, Materialwirtschaft, Buchhaltung, Archiv usw.),

•         ein zentrales User-Cockpit für Analyse, Abgleich und Steuerung der Weiterverarbeitung von Dokumenten mit Abweichungen (Regeln, Workflows, Toleranzen usw.),

•         eine einfache, intuitive Anwendung,

•         die Möglichkeit, Lieferanten ohne Unterstützung durch die IT selbst anzubinden und dadurch Zeit zu sparen.

Crossinx bietet nutzerfreundliche und flexible Handhabung

Die Firma Crossinx richtet ihren Schwerpunkt darauf, mittelständische und kleinere Unternehmen umfassend zu beraten, den Einstieg in die Digitalisierung zu ermöglichen und zukunftsfähige Lösungen anzubieten – gekennzeichnet durch nutzerfreundliche und flexible Handhabung. Höchste Automatisierungsgrade lassen sich in kürzester Zeit realisieren. Dafür stehen eine Vielzahl an Belegarten wie Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung zur Auswahl. Außerdem zählen dazu der Rechnungseingang und Rechnungsversand auf Knopfdruck in allen Formaten (zum Beispiel XRechnung, ZUGFeRD) sowie die Erfüllung steuerrechtlicher Anforderungen bei der Rechnungsstellung – auch bei Auslandsrechnungen. Mit Crossinx lässt sich der komplette Purchase-to-Pay-Prozess abbilden. Eine medienbruchfreie Neuanbindung der Lieferanten wird gewährleistet, falls diese nicht ohnehin schon zu den 350.000 Partnern im Crossinx-Lieferantennetzwerk zählen. Die Effizienz im Einkauf steigt, die Mitarbeitenden sind zufriedener, ebenso die Lieferanten, für die weder Arbeit noch Kosten anfallen. Der Return on Investment lässt sich damit bereits innerhalb des ersten Jahres realisieren.

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